Karolina Janas: przywiązujemy wagę do detali [WYWIAD]

Panthers Wrocław są wskazywani jako jedna z najsprawniej działających organizacji w European League of Football. Za znaczną część jej działania odpowiada Karolina Janas – dyrektor operacyjna klubu, odpowiedzialna także za wszelkie sprawy zawodnicze. Z jakimi wyzwaniami na co dzień wiąże się funkcjonowanie tak dużej organizacji? W jaki sposób należy zadbać o zawodników zza granicy? I co jest najważniejsze w kontekście rozwoju programów juniorskich?

Filip Skalski: Czym zajmujesz się poza sezonem?

Karolina Janas: Generalnie moje obowiązki można podzielić na trzy obszary, czyli finanse i formalności, planowanie i logistyka oraz koordynacja codziennej pracy biura. Parafrazując naszego prezesa Michała Latosia: pierwszego dnia po zakończeniu sezonu zaczynamy następny. A mówiąc najogólniej, cały ten czas poświęcamy na to, aby jak najlepiej przygotować naszą organizację do kolejnego roku. Mam tu na myśli szereg spraw, którymi należy się zająć – to m.in. ewaluacja działalności poszczególnych sekcji i całego klubu, planowanie oraz wdrażanie zmian i ulepszeń, opracowanie budżetu. Z kwestii związanych typowo z futbolem to przede wszystkim wszelka logistyka związana z przylotami i obecnością zagranicznych trenerów, zarówno w trakcie campów, jak i podczas ich przylotów na sezon, ale także przygotowanie wszystkiego od strony formalnej – podpisywanie umów czy przygotowywanie zawodników do ich przyjazdu, a to zaczyna się od podpisania lub przedłużenia kontraktu. Jestem także aktywnie włączona w negocjacje.

Na pierwszy rzut oka może wyglądać to na dosyć proste, a jak jest w rzeczywistości?

Niuansów jest bardzo dużo. Po podpisaniu kontraktu z daną osobą rozpoczynamy planowanie całej logistyki. W przypadku trenerów dotyczy to ich przylotów na przedsezonowe campy – musimy zorganizować im m.in. bilety lotnicze, mieszkania czy wyżywienie. Od kwietnia zaczyna się to samo, ale w cztery razy większej skali, bo przylatują do nas zawodnicy, często z rodzinami. Jest mnóstwo szczegółów do dopięcia – musimy zaplanować wszystko tak, aby nie było to dla nas zbyt obciążające i klub mógł normalnie funkcjonować. Łatwo jest ustawić przyloty wszystkich w jednym tygodniu, ale dużo trudniej taki plan zrealizować. Dla utrzymania płynności naszej pracy staram się to robić w optymalny sposób – tak, aby cały proces nie zakłócał naszych codziennych obowiązków. A to wszystko wiąże się z odebraniem danej osoby z lotniska, przewiezieniem jej do mieszkania, wdrożeniem do organizacji i wytłumaczeniem jej jak działa wszystko na miejscu. Muszę wspomnieć, że nasz front office to zespół świetnych ludzi, którzy dają z siebie 100% i co roku podnosimy poprzeczkę jeśli chodzi o poziom organizacji. To dzięki nim, a także Michałowi Latosiowi, Kubie Głogowskiemu i Dawidowi Tarczyńskiemu stajemy się z roku na rok coraz bardziej profesjonalni.

Jak wyglądają pierwsze kontakty z zawodnikami i trenerami zza granicy?

Po podpisaniu kontraktu musimy ustalić wszelkie szczegóły. To najczęściej cała seria wiadomości, które musimy wymienić – każdy ma pytania czy indywidualne preferencje, choćby w temacie mieszkania czy podróży. Dla przykładu ktoś może nie chcieć lecieć przez Chicago, bo ze względu na pogodę loty są tam często odwoływane. Można to zrozumieć, ponieważ to wielkie lotnisko, na którym przesiadki nie należą do najłatwiejszych. Szczegółów jest zatem dużo.

Zawsze staram się też prezentować naszym gościom miejsca, w których będą mieszkać i pracować, gdy przylecą do Polski. Gdy przeprowadzasz się na drugą stronę oceanu, chciałbyś wiedzieć, co zastaniesz na miejscu. Jesteśmy więc w stałym kontakcie – opowiadam im, jak będzie wyglądało ich życie w naszym kraju. Przywiązujemy wagę do detali.

Zawsze gdy dany zawodnik lub trener ląduje we Wrocławiu, jest przez nas odbierany z lotniska, co odbywa się przy pomocy i wsparciu całego biura.

Jak zwykle wygląda proces aklimatyzacji zawodnika lub trenera zza granicy?

Jeżeli pozwala na to czas, po odbiorze z lotniska przywozimy naszego gościa do siedziby klubu, żeby mógł przywitać się i poznać z naszymi pracownikami oraz trenerami. W przypadku zawodnika, na lotnisko zawsze udaje się również jego trener pozycyjny, bo to z nim będzie miał on największy kontakt – to poprawia komfort odnalezienia się w nowej rzeczywistości.

Następnie udajemy się na wspólny posiłek, oprowadzamy go po stadionie i „instalujemy” w mieszkaniu. Tutaj ważne jest to, że musimy wytłumaczyć mu, jak wszystko na miejscu działa – gdzie znajdzie bezpieczniki, czy choćby jak używa się kuchenki gazowej, bo dla Amerykanów, którzy powszechnie używają kuchenek elektrycznych, może nie być to takie oczywiste.

Uczulamy ich, aby w razie jakichkolwiek problemów kontaktowali się z nami. Pokazujemy im również wszystkie ułatwienia, które pomogą im się odnaleźć na miejscu, jak np. aplikacja JakDojade, która bardzo upłynnia podróżowanie komunikacją miejską..

Każdy z trenerów czy zawodników chce mieć oczywiście również kontakt ze swoją rodziną, więc zapewniamy im karty SIM, żeby jak najszybciej mogli korzystać z internetu. Nadajemy im również numery PESEL oraz zakładamy polskie konta bankowe, tłumacząc przy tym jak z nich korzystać, czy choćby używać Blika albo jak dodać kartę do Apple Wallet. Dopełniamy też wszelkich formalności związanych z ich zatrudnieniem, a tych, jak wszyscy się domyślają, jest całkiem sporo.

Ważnym elementem jest też po prostu oprowadzenie i pokazanie im naszej codzienności – tego gdzie jest szatnia, boisko, gdzie znajdą gabinet fizjoterapii, czy jak mogą zdobyć klubowe gadżety.

Co zaskakuje Amerykanów po przylocie do Polski?

Na pewno ceny, szczególnie jeśli chodzi o żywność i transport. Amerykanie są zaskoczeni tym, jak korzystne w porównaniu do USA jest u nas zamówienie Ubera, czy wyjście do restauracji. Inną różnicą może być również kwestia prania. Mieszkając w bloku w Stanach, zazwyczaj masz dostęp do wspólnej pralni. U nas to nie funkcjonuje, bo każdy ma pralkę w domu i jest to wręcz naturalne. Amerykanów dziwi również, że nie korzystamy tak powszechnie z elektrycznych suszarek do prania. Dla nas to ciągle egzotyka, a w Stanach ma ja praktycznie każdy. Kolejną istotną różnicą jest napięcie prądu w sieciach elektrycznych. W skrócie: próba użycia amerykańskiej suszarki zazwyczaj kończy się wybiciem bezpieczników. Poza tym w USA, o ile nie mieszkasz w mieście pokroju Nowego Jorku, korzystanie z autobusów czy tramwajów również stanowi nowość. Nasi goście muszą więc dać się przekonać, że transport publiczny w Polsce jest punktualny, bezpieczny i można dzięki niemu dojechać wszędzie. Różnic kulturowych jest sporo, ale sprowadzają się one do bardzo prostych rzeczy.

A co z polskimi zawodnikami?

W ubiegłym roku nasz Head Coach, Dave Christensen, przydzielił mi dodatkową funkcję – teraz jako Player Personel Director jestem osobą odpowiedzialną za kontakt ze wszystkimi zawodnikami – to pewna zmiana w stosunku do tego, co robiłam do tej pory, ponieważ odpowiadam teraz również za polskich graczy. Tutaj – ze wsparciem całego teamu – w podobny sposób planuję całą logistykę, przygotowuję kontrakty, przeprowadzam ewaluację i wyjaśniam, z czego wynikają decyzje i oceny trenerów. Staram się być pierwszym kontaktem dla zawodników przy rozwiązywaniu ich indywidualnych problemów, a także odpowiadać na ich zbiorowe potrzeby i spostrzeżenia dotyczące funkcjonowania sekcji. Co się za tym kryje? Na przykład załatwienie z uczelnią zwolnienia dla zawodnika, który w dniu meczu ma zajęcia lub zmiana smaku izotonika serwowanego na treningach. Mniejsze i większe kwestie, które rozwiązuję razem z całym zespołem naszego biura.

Jak to wygląda w trakcie sezonu?

Oprócz spraw związanych ze wsparciem zawodników i trenerów zajmuję się bieżącym funkcjonowaniem klubu. Odpowiadam za to, aby pracownicy mieli wynagrodzenia na czas, a wszystkie należności były uregulowane. Kontroluję stan budżetu i odpowiadam za to, by wydatki się bilansowały - a to często oznacza trudne decyzje co do tego, że na coś możemy sobie pozwolić lub nie. Zajmuję się także wszelkimi dokumentami kadrowymi i księgowymi. To wszystko zjada lwią część mojego czasu. Z rzeczy dotyczących samego sezonu, czuwam także w pewnym stopniu nad organizacją meczów domowych i wyjazdowych, gdzie również jestem odpowiedzialna za logistykę, organizację i formalności jak współpraca z firmą zabezpieczającą imprezę masową czy polisy ubezpieczeniowe. Natomiast jeśli chodzi o wyjazdy to moją odpowiedzialnością jest zorganizowanie ich od A do Z. Współpracuję z firmą FanLogic, która odpowiada za transport, bookuję hotele, zgodnie wymaganiami trenerów, ustalam menu posiłków, dbam o odpowiednie zaplecze na miejscu czyli na przykład sale konferencyjne i pomieszczenia do fizjoterapii. Każdorazowo przygotowuję także rozkład całej wycieczki.

A co z przypadkami nagłymi, jak choćby kontuzja w sezonie i ściąganie na szybko nowego zawodnika?

Tutaj powielamy schemat offseasonowy, tylko w mocno przyspieszonym tempie. Dotychczas było tak, że na zmianę zawodnika mieliśmy czas do środy bieżącego tygodnia, więc jeśli dowiadywaliśmy się w niedzielę lub poniedziałek, że dany zawodnik będzie wyłączony z gry, trenerzy niezwłocznie kontaktowali się z kimś, kto miałby go zastąpić. Wówczas dogrywamy szczegóły kontraktu, a ja równolegle szukam połączenia, którym możemy taką osobę przetransportować do Wrocławia. Jeśli dany zawodnik przystanie na nasze warunki – jak najszybciej ściągamy go na miejsce. Warto tutaj nadmienić, że nasz sztab szkoleniowy jest doskonale zorientowany na rynku zawodników, ich świetny skauting ułatwia szybkie znalezienie zastępstwa w przypadku urazu podstawowego gracza.

Jak gracze przychodzący do Panthers z innych drużyn reagują na organizację na miejscu? Jak to wygląda w innych klubach?

Przyznam nieskromnie, że najczęściej są zaskoczeni i twierdzą, że nie mieli nigdy wcześniej do czynienia z tej klasy organizacją i bazą sportową. Wbrew temu co mogłoby się wydawać, nie wszystkie kluby ELF dysponują choćby własnym biurem. W tym miejscu warto podziękować naszemu sponsorowi, firmie Tarczyński S.A., bez której zbudowanie takiego ośrodka nie byłoby możliwe. Mamy w zasięgu kilku kroków boisko sztuczne, boiska trawiaste, siłownie, szatnie, gabinet fizjoterapii, sale konferencyjne czy właśnie biuro wraz z całym zapleczem technicznym. To jest bardzo mocny argument w negocjacjach. Mieliśmy nawet zawodników, którzy przyjeżdżali do nas zobaczyć wszystko z bliska, zanim zdecydowali się podpisać kontrakt. Zdajemy sobie sprawę, jak jest to istotne dla graczy, którzy patrzą perspektywicznie i myślą nie tylko o warunkach finansowych, ale również treningowych i życiowych. To bardzo ważny element, który przynosi efekty. A przecież to, jakich zawodników zagranicznych podpisaliśmy w tym roku, robi wrażenie chyba na każdym.

W jakim kierunku zmierza rozwój Panthers Juniors?

Z sekcją juniorską Panthers Wrocław jestem związana od samego początku i zawsze powtarzam, że jeżeli chodzi o rozwój młodzieży, najważniejsza jest regularność i konsekwencja. Dzieci i młodzież muszą wiedzieć, na jakich zasadach opiera się ich funkcjonowanie w klubie i przede wszystkim bardzo istotne jest też to, aby mieli się na kim wzorować. Zawsze powtarzam, że prowadzenie i budowa sekcji juniorskiej to nie jest skomplikowana sprawa. Najtrudniejsze w tym wszystkim jest to, że futbol amerykański nadal nie jest powszechnym sportem i pewien problem stanowi przekonanie młodych ludzi do czegoś nowego. Zdarzają się jednak młodzi zawodnicy, którzy futbol już gdzieś poznali – czy to w telewizji, czy w internecie, czy poprzez kolegów. Takim dzieciom należy zapewnić stabilizację i konsekwentnie robić swoje każdego dnia.

Powtarzam to także innym polskim klubom – tak naprawdę tyle wystarczy. Juniorzy nie muszą mieć najlepszych zagranicznych trenerów, a odpowiedzialnych ludzi, którzy wiedzą, jak ich szkolić. To powinny być osoby, które wiedzą, jak gra się w futbol i potrafią przekazywać wiedzę. I my w ten sposób tak naprawdę krok po kroku tę sekcję rozwijamy. Ważne są cykliczne rekrutacje, ponieważ dzisiaj do młodzieży dociera bardzo dużo bodźców z każdej strony i łatwo jest o to, żeby o futbolu i innych pasjach zapomnieli. Natomiast taka regularność i fakt, że juniorzy systematycznie się spotykają i trenują na boisku czy siłowni, pozwala na to, aby w życie młodego człowieka sport wpisać jako coś nieodłącznego. Można to określić kształtowaniem charakteru sportowca. Muszę dodać, że szkolenie młodzieży zawsze było dla nas bardzo istotne, a szczególne miejsce zajmuje w sercu pana Jacka Tarczyńskiego - naszego właściciela, którego wsparcie pozwala nam rokrocznie rozbudowywać sekcje młodzieżowe, za co osobiście jestem niezwykle wdzięczna.

W jaki sposób ma funkcjonować sekcja U16? Jaki jest jej cel?

Chcielibyśmy zapewnić zespołowi U16 możliwość rywalizowania z równolatkami, czyli innymi drużynami w tej kategorii wiekowej. Na ten moment jesteśmy w stanie takie kluby znaleźć tylko w Niemczech, więc tam najprawdopodobniej będziemy musieli szukać rywali, którzy chcieliby się z nami sprawdzić. Niemniej jednak mam nadzieję, że kiedyś w Polsce doczekamy się rozgrywek U16. Oprócz tego mamy oczywiście osobne treningi ułożone specjalnie pod tę sekcję. Trzeba jednak podkreślić, że w przypadku futbolu juniorskiego nie są ważne wyniki. My w Panthers Wrocław bardzo lubimy wygrywać, może nawet bardziej niż inni, ale najważniejsze w przypadku młodzieży jest to, żeby zdobywała ona doświadczenie. Nawet jeżeli to doświadczenie opiera się na radzeniu sobie z porażkami, to zawsze jest to istotna lekcja. Później dzięki temu jako dorośli tacy zawodnicy będą potrafili odnaleźć się w sytuacji, kiedy mecz czy sezon nie idzie po ich myśli. Nie będzie się to kończyło seryjną rezygnacją z uprawiania sportu, a pojawi się zrozumienie, że to jest część całego procesu. Żeby osiągać cele, czasem trzeba przełknąć gorycz porażki i wyciągnąć z niej wnioski, żeby się stawać coraz lepszym.

Czego życzysz sobie i drużynie w nadchodzącym sezonie?

Nie zaskoczę – życzę nam osiągnięcia naszego głównego celu, czyli mistrzostwa European League of Football, a także jak najlepszych wyników wszystkich naszych sekcji - juniorów, lacrosse, box lacrosse, softballu i ultimate frisbee!